如何在不列印或掃描的情況下對 PDF 檔案進行簽署
由 FileTinker 團隊撰寫閱讀時間 7 分鐘
有人寄電子郵件給您一份合約，並指示您將其列印、簽名，然後掃描回傳。這個流程需要花費十五分鐘，而且需要使用大多數人已經不再擁有的硬體設備，最後產生的檔案品質還不如原本的。您可以完全跳過這個步驟：在瀏覽器中繪製或輸入簽名，然後將其拖放到頁面上，並在不到一分鐘的時間內下載一份已簽名的 PDF 檔案。本指南將逐步說明這個流程如何運作，簽名「合併」到檔案中時，檔案內部實際上會發生什麼變化，以及由於這是每個人真正關心的問題，因此本指南還會說明，以這種方式製作的簽名在何時在法律上是有效的，以及在何時無效。
為什麼「列印、簽名、掃描」這種方式是最糟糕的做法？
想想「列印-簽名-掃描」這個流程實際上會產生什麼結果。您從一份乾淨的數位文件開始，也許是 200KB 的可選文字。您將其列印出來，加上一筆手寫簽名，然後以 300 DPI 的解析度將其掃描回來，這會將每一頁都變成一張高解析度的照片。檔案大小會膨脹到數個兆位元組，文字不再可以選取或搜尋，而且每一頁都會出現傾斜、陰影，以及掃描玻璃上原本存在的任何雜物。
最讓人驚訝的是，這些損耗在法律上毫無意義。掃描頁面中的簽名圖片嵌入在 PDF 裡，這與瀏覽器簽名工具產生的結果完全相同，只是少了品質損耗。簽名不會因為過程中曾短暫存在於紙張上而變得更具約束力。兩種情況下，關鍵在於您是否有意做出簽名標記，而非該標記經過了何種裝置。
只有在以下兩種情況下，才需要真正地列印文件：一是收件者明確要求使用實體墨水簽署（有些經過公證或政府部門的文件仍然需要）；二是您需要在見證人的面前簽署。對於其他所有情況，數位簽署速度更快，且產生的檔案也更整潔。
在瀏覽器中繪製或輸入簽名。
FileTinker 的「簽名 PDF」工具提供兩種方式來製作簽名，整個流程都在您的瀏覽器中進行：PDF 文件會在您的電腦上進行處理並加上簽名，不會將任何內容上傳到伺服器。這點在這裡比對大多數檔案來說更為重要，因為人們簽署的文件（例如合約、租賃協議、醫療表格）通常是他們最不希望儲存在他人伺服器上的文件。
第一個選項是手寫簽名。您可以準備一個簽名板，然後使用任何一種輸入裝置來簽名：滑鼠、觸控板、手指或觸控筆。使用滑鼠簽名可能會感覺有些彆扭，因此如果您使用的是筆記型電腦，觸控板會更方便；而手機或觸控螢幕則是最自然的選擇。當您新增手寫簽名時，該工具會自動修剪簽名周圍的所有空白區域，因此您不必在簽名板上的特定位置進行簽名。簽名會保留透明的背景，這表示它會直接顯示在文件的簽名線上，而不是用一個白色方框覆蓋住它。
第二個選項是輸入您的姓名，該工具會將其以斜體字體呈現。這種方式速度更快，而且始終清晰可辨，輸入的姓名仍然是一種有效的電子簽名形式：法律通常關注的是您簽名的意圖，而不是簽名是否與手寫相似。如果您的手繪簽名看起來像地震儀的記錄，那麼輸入姓名就是一個非常好的替代方案。
將簽名放在頁面上。
一旦您有了簽名，該工具就會顯示實際的頁面，然後您可以將簽名拖曳到正確的位置。它會從頁面底部中央附近開始，因為大多數簽名線都位於該處，然後您可以從該處進行微調。如果精確度很重要，您可以調整簽名，並使用方向鍵以 1% 的幅度進行調整，或者按住 Shift 鍵以 5% 的幅度進行調整。
大小」是一個滑桿，範圍從頁面寬度的 10% 到 60%，預設值為 30%。在標準的信件或 A4 格式的合約中，預設大小接近自然的手寫簽名；如果需要縮小簽名以用於姓名縮寫或較小的表單欄位，或者如果簽名區域較大，則可以放大簽名。由於繪製的簽名已調整到其墨水邊緣，因此您拖曳的方塊實際上就是簽名本身，而不是一個大型的不可見邊界，因此您在預覽中看到的就是最終呈現在頁面上的簽名。
對於多頁文件，頁面箭頭可讓您選擇要簽名的頁面，簽名會蓋在該頁面上。每次操作會蓋上一個簽名；如果您需要對多個頁面進行簽名，請簽名並下載，然後再次執行此操作。輸出的檔案名稱會以原始檔案名稱加上“-signed”字尾，因此您可以隨時知道哪個是已簽名的版本。
「扁平化」實際上是什麼意思
簽名可以以兩種不同的方式存在於 PDF 檔案中，而這兩種方式的差異決定了收件者可以如何處理它。第一種方式是將簽名作為註解或表單欄位：這是一個獨立的物件，漂浮在頁面上方。註解在編輯時非常方便，但它們仍然可以移動，而且有些 PDF 檢視器會讓下一個人輕鬆地拖曳或以點擊兩下方式刪除您的簽名。因此，透過註解進行簽名的工具通常會要求您在傳送之前執行「合併」操作，作為額外的步驟。
第二種方法是直接將簽名繪製到頁面內容中，與文件中的文字和線條位於同一層。這就是所謂的「合併」：簽名不再是獨立的可移動物件，而是變成頁面的一部分，就像墨水滲入紙張一樣。FileTinker 的工具可以透過單一步驟完成這項操作。它會將您的簽名嵌入為 PNG 圖像，然後直接繪製到頁面內容中，因此簽署後的 PDF 文件在任何檢視器中開啟時都會呈現相同的樣貌，而且接收者無法輕易地抓取、移動或關閉簽名。
我想先澄清兩點，因為「扁平化」這個詞很容易被誤解。首先，只有簽名會以圖像的形式加入；文件的其他部分則保持不變。文字仍然可以選取和搜尋，而且檔案大小幾乎沒有增加，因為您只加入了一張小圖片，而不是將每一頁都轉換成點陣圖。其次，「扁平化」並不代表防篡改。即使是擁有 PDF 編輯軟體的人，仍然可以修改檔案，就像是擁有剪刀和影印機的人可以修改紙本合約一樣。要讓篡改行為可以被偵測到，就需要使用密碼學，而這也正是讓所有人容易踩坑的地方。
電子簽名與數位簽名
這兩個術語聽起來似乎可以互換使用，但實際上並非如此。電子簽名是一個廣泛的類別：指任何帶有簽署意圖所做的電子標記，無論是手繪的塗鴉、輸入的姓名，還是點擊「我同意」按鈕。這是一個關於意圖的法律概念，而不是指特定的技術。
數位簽章是一種特定的加密技術。軟體會計算文件的指紋（雜湊值），並使用與身分證明書相關聯的私鑰對其進行簽署。當收件者開啟檔案時，他們的 PDF 閱讀器會驗證該證明書，並檢查簽署後文件中的單一位元組是否發生變更，然後顯示驗證橫幅。數位簽章具有防篡改功能，並且將簽章與經過驗證的身分連結在一起；這就是銀行、稅務機關以及某些政府網站要求提供「數位簽署」文件時所指的。
FileTinker 的「簽名 PDF」工具會產生一種視覺化的電子簽名：將您的簽名圖像嵌入到頁面中。它不會附加任何憑證，因此 PDF 閱讀器也不會顯示綠色的驗證橫幅。對於大多數人簽署的日常文件，這正是他們所期望的，而且與傳統的「簽名、列印、掃描」方式產生的結果相同。但是，如果接收方明確要求使用基於憑證的數位簽名，那麼任何形式的視覺簽名都無法滿足他們的需求，您需要改用他們指定的平台。
當電子簽名在法律上具有足夠效力時（僅為一般資訊，不構成法律建議）。
簡短的回答是：對於大多數例行的協議，電子簽名在廣泛範圍內都被認可，但具體細節取決於您的管轄區域、文件類型，以及對方是否接受。這裡提供的資訊不構成法律建議；當涉及重大事項時，請務必與收件人或律師確認。
在美國，聯邦《電子簽名法案》（ESIGN Act，2000 年）和各州層級的《統一電子交易法》（UETA）規定，簽名通常不能僅僅因為它是電子簽名而被否定其法律效力。法院通常會考量簽署者的意圖（簽署者是否確實有意簽署？）以及是否同意以電子方式進行交易，而不是簽名是否是用筆製作的。許多其他司法管轄區也遵循類似的模式；在歐盟和英國，eIDAS 框架承認簡單的電子簽名是可接受的，同時將更嚴格的「合格」憑證型簽名保留用於某些交易。
這種廣泛的認可範圍涵蓋了大多數人實際簽署的文件：服務協議、自由職業者合約、保密協議、聘用函、發票、授權書，以及在許多地區，還有租賃合約。常見的例外情況是那些具有法律效力的文件：遺囑和信託文件、某些家庭法律文件，例如離婚或收養文件、法院命令、必須經過公證或見證的文件，以及某些房地產轉讓文件。這些類別的文件通常仍然需要實體簽名、公證人或合格的數位簽名，而且各州和各國的規定也各不相同。
除了法律層面之外，還存在著一個更實際的層面：交易對象的要求可能比法律更嚴格。一家公司可能會堅持使用自己的電子簽名平台，因為他們希望能夠追蹤簽名過程（包括時間戳、IP 記錄、電子郵件確認記錄），而單獨簽署的 PDF 文件無法提供這些資訊。即使一份視覺上看起來已簽署的 PDF 文件在形式上是有效的，仍然可能被合規部門拒絕。對於任何重要的文件，最可靠的做法是先詢問收件人是否接受，然後再進行簽署。
簡潔的簽署流程
簽署文件只需要一分鐘；真正能幫助你的，是養成良好的習慣。以下是一個能長期運用的工作流程：
- 請保留未簽名的原始文件。簽署一份副本，這樣如果條款有變，您可以重新簽署，而不是在同一份文件上疊加簽名。
- 請在右頁簽名，並在下載前檢查預覽；將簽名稍微移離線條 2%，是最常見的修正方式。
- 如果簽名區需要日期或印刷姓名，請在簽名後使用 FileTinker 的「新增文字至 PDF」工具來新增。
- 如果該文件是一個您可以填寫的表單，請將表單欄位也進行「扁平化」處理（FileTinker 的「扁平化 PDF」工具可以做到這一點），這樣您輸入的內容在您發送後就無法再進行編輯。
- 在寄送檔案之前，請先用 PDF 閱讀器開啟最終檔案，確認檔案的呈現方式與收件人看到的一樣，並確認簽名位置是否正確。
- 對於任何攸關重大的事項，請事先詢問收件者，確認他們是否接受以數位簽名方式簽署的 PDF 檔案，或者他們是否需要使用基於憑證的平台。