如何在不降低品質的情況下，將 PDF 檔案壓縮以利於電子郵件傳送？
由 FileTinker 團隊撰寫閱讀時間 6 分鐘
您按下「傳送」按鈕，訊息卻彈回：附件過大。這種情況最常發生在 PDF 檔案上，尤其是掃描的檔案，而且解決方法通常並不明顯。好消息是，體積龐大的 PDF 檔案幾乎總是能夠大幅縮小，因為導致檔案變大的原因通常是影像資料的解析度遠高於電子郵件附件所需的解析度。 本指南將解釋 PDF 檔案為何會變得如此龐大，實際的電子郵件大小限制為何，以及目標大小壓縮的運作方式，以便您可以可靠地將檔案大小縮減至 1-2MB。此外，本指南還會說明您在壓縮檔案之前需要了解的唯一權衡之處，這樣您就不會對壓縮結果感到意外。
為什麼 PDF 檔案一開始就會變得這麼大？
PDF 是一種容器。一份用 Word 撰寫的五頁文字文件，然後匯出為 PDF 格式，可能只有 80KB，因為它將文字儲存為字元，再加上少許字體描述。但如果將相同的五頁文件用辦公室影印機掃描，則檔案大小可能會輕鬆達到 15MB 甚至更多。您所能閱讀的內容並未改變，但儲存方式卻完全不同。
有兩個因素決定檔案大小。第一個是圖片，尤其是掃描的頁面。掃描器會將每一頁以全彩或灰階照片的形式，以每英吋 300 個點或更高的解析度進行掃描。這大約相當於每張美國標準尺寸（US Letter）的頁面有八百萬像素。掃描十頁就好像附加了十張高解析度的照片。用手機拍攝的照片，然後插入 PDF 檔案，效果也是一樣。
第二個是內嵌字體。為了確保文件在任何地方看起來都一樣，PDF 檔案通常會內嵌它們所使用的完整字體檔案。少數幾個內嵌字體就可以增加數百個千位元組。雖然這比圖片所佔的空間少，但這也是為什麼即使是純文字的 PDF 檔案，其檔案大小通常也不會像您預期的那麼小。
實際的電子郵件大小限制是多少？
大多數電子郵件服務供應商都將附件大小限制在 20 到 25 MB 之間。Gmail 允許最多 25 MB；Outlook.com 也有類似的限制，大約是 20 MB。但這個數字具有誤導性，將其視為目標值會是個錯誤。
在進行編碼後，會測量檔案大小。電子郵件附件會以 Base64 格式進行封裝，這會使檔案大小增加約 33%。因此，原本儲存在磁碟上的 20MB 檔案，在傳輸過程中會變成大約 27MB，即使檔案大小看似低於限制，仍有可能被拒絕。
更大的問題在於收件者。企業郵件伺服器通常會強制執行自己的限制，例如 10MB 甚至 5MB，而且這些限制適用於您的整個郵件，而不僅僅是單一附件。即使檔案能順利從您的發件匣寄出，也可能在另一端被退回。因此，實際目標不應設定為 25MB。目標應設定為 1-2MB，這樣您的 PDF 檔案幾乎可以順利傳送到任何收件匣，並且可以在手機上快速下載，同時也能為第二個附件或較長的對話串留出空間。
目標大小壓縮技術實際上是如何運作的
沒有單一的設定選項可以讓你調整 PDF 檔案，使其達到特定的尺寸。FileTinker 的「壓縮 PDF 檔案至 1MB」和「壓縮 PDF 檔案至 2MB」工具透過將每一頁轉換為圖像，然後搜尋符合你需求的圖像設定來解決這個問題。
在核心運作層面，本工具內建一組由「高畫質、清晰」至「極致壓縮」的設定階梯。每一階都會降低渲染解析度、JPEG 品質，或兩者同時降低，因此每下調一階，檔案大小就會隨之縮減。由於檔案大小僅能單向變化，本工具可運用二分搜尋法在設定階梯中進行最佳化：它會先嘗試中間的設定，檢查結果是否符合您的目標大小；若有空間則朝向更高品質調整，若超出目標則朝向更小檔案調整。完成後，您將獲得在符合您設定的上限條件下，品質最高的版本。
這裡有兩個重要的保護機制。如果您的 PDF 檔案已經符合目標大小，這個工具會直接將原始檔案完整地還給您，而不會重新處理。而且，它永遠不會傳回一個比您原始檔案更大的檔案。如果梯子上的每一層都比目標還要大（這可能會發生在非常長的檔案中），它會提供您它所產生的最小版本，並誠實地告訴您它無法達到目標，而不是假裝它成功了。
你需要了解的權衡取捨是什麼。
這種壓縮並非無損，因此清楚說明變更內容至關重要。為了縮小檔案大小，每一頁都會被光柵化：先繪製至畫布並儲存為 JPEG 影像，再將這些影像重新組合成新的 PDF。
這會產生一個實際的後果。選取的文字會變成圖片的一部分。壓縮後，您將無法再選取、複製或搜尋這些文字，而且螢幕閱讀器也無法再讀取這些文字。對人眼而言，網頁的外觀似乎沒有改變，但現在它變成網頁的圖片，而不是可供互動的文字。
這裡還有一個更微妙的含義。這種方法在處理掃描過的、圖片內容較多的 PDF 文件時效果最好，因為這些文件的每一頁本來就是一張圖片。但如果對純文字、內容較少的 PDF 文件使用這種方法，可能會適得其反：將清晰的文字轉換為 JPEG 格式，可能只會稍微縮小檔案大小，而且對於非常小的文件，甚至可能導致檔案變大，這也是為什麼該工具在重建檔案時會保留原始檔案的原因，以避免檔案變得更大。
在大多數電子郵件情境下，使用光柵化處理方式是可以接受的。您發送的可能是需要簽署的合約、收據、掃描過的表格，或是對方會快速瀏覽的報告，這些文件都不需要收件人複製文字。但如果文件的可搜尋性很重要，請保留一份未進行光柵化處理的副本以供您記錄，並且僅壓縮您發送的電子郵件版本。
讓檔案更小、更整潔的實用技巧
在您使用壓縮工具之前，養成以下幾個習慣，就能讓您的 PDF 檔案保持較小的檔案大小：
- 掃描時，解析度設定為 150 到 200 DPI，不要設定為 600 DPI。對於打算在螢幕上閱讀或隨意列印的文件，200 DPI 已經足夠，而且相較於 600 DPI，可以將檔案大小減少一半以上。
- 如果沒有色彩內容，請以灰階或黑白模式掃描。以灰階掃描文字頁面的檔案大小，僅為全彩掃描檔案大小的一小部分。
- 刪除您不需要傳送的頁面。一份十頁的 PDF 檔案，其中只有三頁內容，這遠遠超過了實際需求。請先將檔案分割或提取出相關的頁面。
- 目標是 1-2MB，而不是「小於 25MB」。這樣傳送速度更快，而且能有效避免受到嚴格的公司限制，通常在螢幕上閱讀時，品質也幾乎沒有明顯差異。
- 如果您只需要單一頁面，可以考慮是否使用圖片即可。但如果您需要保留 PDF 格式，請壓縮整個檔案。
在您的瀏覽器中私下進行。
FileTinker 的 PDF 壓縮功能完全在您的瀏覽器中執行。您的檔案會先讀取到本機記憶體中，然後在本機進行光柵化和重建，最後以可供下載的形式呈現。過程中不會將任何內容上傳到伺服器，也不需要註冊帳號，而且完全免費。對於您需要透過電子郵件傳送的敏感文件（例如簽署過的合約、身分證掃描檔或醫療表格），這點非常重要：檔案永遠不會離開您的裝置。
如果您知道您需要的檔案大小上限，請使用「壓縮 PDF 到 1MB」或「壓縮 PDF 到 2MB」工具，讓該工具搜尋最適合的品質。如果您只是想讓檔案變小，而沒有設定明確的目標，則可以使用通用的「壓縮 PDF」工具，自行設定品質。無論您選擇哪種方式，在發送之前，請務必檢查結果，因為壓縮品質在很大程度上取決於您檔案的內容。