Come comprimere un file PDF per l’invio via e-mail senza comprometterne la qualità.
Dal team di FileTinker6 min di lettura
Premi il tasto di invio e il messaggio viene restituito: l’allegato è troppo grande. Questo accade soprattutto con i file PDF, in particolare quelli scansionati, e la soluzione non è sempre evidente. La buona notizia è che un file PDF di grandi dimensioni può quasi sempre essere notevolmente ridotto, perché ciò che lo appesantisce è solitamente una grande quantità di dati immagine con una risoluzione molto più alta di quella necessaria per un allegato e-mail. Questa guida spiega perché i file PDF diventano così pesanti, quali sono i limiti effettivi di dimensione per le e-mail e come funziona la compressione per raggiungere la dimensione desiderata, in modo da poter ridurre in modo affidabile la dimensione del file a 1-2 MB. Inoltre, illustra l’unico compromesso che è necessario considerare prima di comprimere il file, in modo da non essere sorpresi dal risultato.
Perché i file PDF diventano così pesanti?
Un file PDF è un contenitore. Un documento di testo di cinque pagine, creato in Word ed esportato in formato PDF, potrebbe occupare 80 KB, perché memorizza il testo come una sequenza di caratteri, insieme a una breve descrizione del font. Le stesse cinque pagine, se scansionate con una fotocopiatrice d’ufficio, potrebbero facilmente raggiungere i 15 MB o più. Il contenuto che si può leggere non è cambiato, ma il modo in cui viene memorizzato sì.
Due fattori determinano la dimensione del file. Il primo è rappresentato dalle immagini, in particolare dalle pagine acquisite tramite scanner. Uno scanner acquisisce ogni pagina come una fotografia a colori o in scala di grigi con una risoluzione di 300 punti per pollice o superiore. Questo equivale a circa otto milioni di pixel per pagina in formato US Letter. Acquisire dieci pagine tramite scanner equivale a inserire dieci fotografie ad alta risoluzione. Anche le foto scattate con un telefono e inserite in un file PDF producono lo stesso effetto.
La seconda è l’inclusione dei font all’interno del documento. Per garantire che un documento abbia lo stesso aspetto ovunque, i file PDF spesso includono l’intero set di font utilizzati. L’inclusione di alcuni font può aumentare le dimensioni del file di centinaia di kilobyte. Sebbene questo aspetto sia meno rilevante rispetto alle immagini, spiega perché anche un file PDF contenente solo testo raramente è piccolo come ci si aspetterebbe.
Quali sono i limiti effettivi per le dimensioni delle email.
La maggior parte dei fornitori di servizi di posta elettronica limita la dimensione degli allegati a un intervallo compreso tra 20 e 25 MB. Gmail consente allegati fino a 25 MB; Outlook.com offre una capacità simile, intorno ai 20 MB. Tuttavia, questo dato può essere fuorviante e considerarlo come limite massimo è un errore.
La dimensione massima consentita viene verificata dopo la codifica. Gli allegati delle e-mail vengono codificati in Base64, il che ne aumenta le dimensioni di circa il 33%. Pertanto, un file di 20 MB sul disco diventa di circa 27 MB durante la trasmissione e potrebbe essere rifiutato anche se, a prima vista, sembra rientrare nel limite.
Il problema principale riguarda il destinatario. I server di posta elettronica aziendali spesso impongono limiti di 10 MB o addirittura 5 MB e questi limiti si applicano all’intero messaggio, non solo a un singolo allegato. Un file che viene inviato correttamente dalla tua casella di uscita potrebbe essere rifiutato all’altro capo. Per questo motivo, l’obiettivo pratico non dovrebbe essere 25 MB. Cerca di rimanere entro 1-2 MB e il tuo file PDF verrà accettato dalla maggior parte delle caselle di posta, si scaricherà rapidamente su un telefono e lascerà spazio per un secondo allegato o per una lunga conversazione.
Come funziona effettivamente la compressione basata sulla dimensione dell’obiettivo.
Non esiste un’unica impostazione che si possa modificare per definire le dimensioni di un file PDF. Gli strumenti «comprimi-pdf-a-1mb» e «comprimi-pdf-a-2mb» di FileTinker risolvono questo problema convertendo ogni pagina in un’immagine e quindi individuando le impostazioni dell’immagine che consentono di raggiungere la dimensione desiderata.
A livello tecnico, lo strumento dispone di una serie di impostazioni che vanno da valori elevati, per ottenere immagini nitide e di alta qualità, a valori più bassi, per ottenere immagini più compatte. Ogni livello riduce la scala di rendering, la qualità JPEG o entrambi i parametri, in modo che ogni passaggio successivo produca un file di dimensioni inferiori. Poiché le dimensioni possono variare solo in una direzione, lo strumento può effettuare una ricerca binaria tra i diversi livelli: prova un valore intermedio, verifica se il risultato soddisfa i requisiti desiderati, quindi si sposta verso valori più alti se c’è margine di miglioramento o verso valori più bassi se il risultato è eccessivo. Al termine, si ottiene la versione di qualità più elevata che rientra comunque nel limite specificato.
In questo caso, due elementi di protezione sono fondamentali. Se il file PDF è già inferiore alla dimensione desiderata, lo strumento restituisce il file originale senza apportarvi modifiche, anziché rielaborarlo. Inoltre, non restituirà mai un file di dimensioni superiori a quelle del file originale. Se, nonostante ciò, ogni versione successiva risulta comunque più grande della dimensione desiderata (cosa che può accadere con documenti molto lunghi), lo strumento fornirà la versione più piccola che ha prodotto e indicherà onestamente di non essere riuscito a raggiungere l’obiettivo, anziché fingere di averlo raggiunto.
Il compromesso che devi conoscere
Questo tipo di compressione non è a perdita zero ed è importante chiarire quali modifiche vengono apportate. Per ridurre le dimensioni del file, ogni pagina viene trasformata in un’immagine raster: viene disegnata su una tela e salvata come immagine JPEG, quindi ricomposta in un nuovo file PDF costituito da queste immagini.
Questo comporta una conseguenza significativa: il testo selezionabile diventa parte di un’immagine. Dopo la compressione, non è più possibile evidenziarlo, copiarlo o cercarlo, e un lettore di schermo non potrà più leggerlo. A un occhio umano, la pagina appare identica, ma ora si tratta di un’immagine della pagina, e non più di un testo modificabile.
Esiste una seconda implicazione, meno evidente. Questo approccio si rivela particolarmente efficace con i PDF acquisiti tramite scansione o contenenti molte immagini, in cui la pagina è già un’immagine. Invece, con un PDF semplice, composto solo da testo, potrebbe rivelarsi controproducente: trasformare un testo nitido in un file JPEG potrebbe ridurre a malapena le dimensioni del file e, nel caso di un documento molto piccolo, potrebbe addirittura aumentarne le dimensioni, motivo per cui lo strumento conserva il file originale quando la ricostruzione risulterebbe in un file più grande.
Nella maggior parte dei casi, la scelta di rasterizzare per le e-mail va bene. Stai inviando un contratto da firmare, una ricevuta, un modulo scansionato o un rapporto che qualcuno sfoglierà, e nessuno di questi casi richiede che il destinatario copi il testo. Tuttavia, se la ricercabilità del documento è importante, tieni una copia non rasterizzata per i tuoi archivi e comprimi solo la versione che invierai via e-mail.
Consigli utili per creare un file più piccolo e più ordinato.
Alcune semplici abitudini possono contribuire a ridurre le dimensioni dei tuoi file PDF, anche prima di ricorrere a un programma di compressione:
- Eseguire la scansione a una risoluzione di 150-200 DPI, non a 600 DPI. Per un documento destinato alla lettura su schermo o alla stampa occasionale, 200 DPI sono sufficienti e possono ridurre le dimensioni del file di oltre la metà rispetto a 600 DPI.
- Quando non è presente contenuto a colori, eseguire la scansione in scala di grigi o in bianco e nero. Una scansione in scala di grigi di una pagina di testo occupa una frazione dello spazio di una scansione a colori.
- Elimina le pagine che non è necessario inviare. Un file PDF di dieci pagine in cui solo tre sono rilevanti è eccessivamente grande. Dividi il file o estrai prima le pagine pertinenti.
- L’obiettivo è di circa 1-2 MB, non «inferiore a 25 MB». In questo modo, l’invio è più rapido, si evitano problemi con i limiti imposti dalle aziende e, in genere, la qualità è sufficiente per la lettura sullo schermo.
- Se ti serve solo una pagina, valuta se un'immagine potrebbe bastare. Ma se devi mantenere il formato PDF, comprimi l'intero documento.
Eseguilo in privato, direttamente nel tuo browser.
La funzione di compressione PDF di FileTinker viene eseguita interamente nel browser. Il file viene letto in locale, trasformato in immagine e ricostruito sul tuo dispositivo, per poi essere offerto in download. Nessun dato viene caricato su un server, non è richiesta alcuna registrazione ed è completamente gratuito. Per un documento che stai inviando via e-mail proprio perché contiene informazioni riservate (un contratto firmato, una copia di un documento d’identità, un modulo medico), questo è un vantaggio significativo: il file non lascia mai il tuo dispositivo.
Se conosci la dimensione massima desiderata per il file, usa compress-pdf-to-1mb o compress-pdf-to-2mb e lascia che lo strumento cerchi la migliore qualità possibile entro tale limite. Se vuoi semplicemente ridurre le dimensioni del file senza un obiettivo preciso, lo strumento di compressione PDF standard ti permette di impostare manualmente il livello di qualità. In entrambi i casi, verifica il risultato prima di inviare il file, poiché la qualità della compressione dipende in gran parte dal contenuto del documento.