Comment compresser un fichier PDF pour l’envoyer par courriel sans en altérer la qualité.
Par l’équipe FileTinker6 min de lecture
Vous appuyez sur « Envoyer », et le message revient : la pièce jointe est trop volumineuse. Cela arrive surtout avec les fichiers PDF, en particulier ceux qui ont été numérisés, et la solution n’est pas toujours évidente. La bonne nouvelle, c’est qu’un fichier PDF volumineux peut presque toujours être considérablement réduit, car ce qui le rend si lourd est généralement une quantité importante de données d’image avec une résolution beaucoup plus élevée que ce dont une pièce jointe d’e-mail a besoin. Ce guide explique pourquoi les fichiers PDF deviennent si volumineux, quelles sont les limites de taille réelles des e-mails et comment fonctionne la compression pour atteindre une taille cible, afin que vous puissiez réduire la taille d’un fichier à 1 ou 2 Mo de manière fiable. Il aborde également le seul compromis que vous devez comprendre avant de compresser un fichier, afin de ne pas être surpris par le résultat.
Pourquoi les fichiers PDF prennent-ils autant de place ?
Un fichier PDF est un conteneur. Un document texte de cinq pages, créé dans Word et exporté au format PDF, peut occuper 80 Ko, car il stocke le texte sous forme de caractères, ainsi qu’une brève description de la police. Les mêmes cinq pages, numérisées à l’aide d’un photocopieur de bureau, peuvent facilement occuper 15 Mo ou plus. Le contenu que vous pouvez lire n’a pas changé, mais la manière dont il est stocké a été modifiée.
Deux facteurs déterminent la taille du fichier. Le premier est le nombre d’images, et plus particulièrement le nombre de pages numérisées. Un scanner enregistre chaque page sous forme de photo en couleur ou en niveaux de gris, avec une résolution de 300 points par pouce ou plus. Cela représente environ huit millions de pixels par page au format US Letter. Dix pages numérisées équivalent à joindre dix photos de haute résolution. Les photos prises avec un téléphone et insérées dans un fichier PDF produisent le même effet.
La deuxième caractéristique est l’intégration des polices de caractères. Pour garantir qu’un document conserve la même apparence partout, les fichiers PDF intègrent souvent l’intégralité des fichiers de polices qu’ils utilisent. L’intégration de quelques polices peut ajouter plusieurs centaines de kilo-octets. Bien que cela soit moins important que pour les images, c’est la raison pour laquelle même un fichier PDF contenant uniquement du texte est rarement aussi petit qu’on pourrait le penser.
Quelles sont les limites réelles de la taille des courriels ?
La plupart des fournisseurs de services de messagerie électronique limitent la taille des pièces jointes à environ 20 à 25 Mo. Gmail autorise jusqu’à 25 Mo, et Outlook.com propose une limite similaire, d’environ 20 Mo. Toutefois, ce chiffre est trompeur, et le considérer comme une cible est une erreur.
La taille maximale autorisée est vérifiée après l’encodage. Les pièces jointes aux courriels sont encodées en Base64, ce qui augmente leur taille d’environ 33 %. Ainsi, un fichier de 20 Mo sur le disque devient d’environ 27 Mo lors de la transmission et peut être rejeté, même s’il semble respecter la limite.
Le problème principal réside dans le destinataire. Les serveurs de messagerie d’entreprise imposent fréquemment leurs propres limites, qui sont généralement de 10 Mo, voire de 5 Mo, et ces limites s’appliquent à l’ensemble de votre message, et non pas seulement à une pièce jointe. Un fichier qui quitte votre boîte d’envoi sans problème peut être rejeté à la réception. C’est pourquoi l’objectif réaliste n’est pas de 25 Mo. Visez plutôt 1 à 2 Mo, et votre fichier PDF passera sans problème dans la plupart des boîtes de réception, se téléchargera rapidement sur un téléphone et laissera de la place pour une deuxième pièce jointe ou une longue chaîne de réponses.
Comment fonctionne réellement la compression basée sur la taille cible.
Il n’existe pas de paramètre unique que vous puissiez ajuster pour définir la taille d’un fichier PDF. Les outils « compress-pdf-to-1mb » et « compress-pdf-to-2mb » de FileTinker résolvent ce problème en convertissant chaque page en image, puis en recherchant les paramètres d’image qui permettent d’atteindre la taille souhaitée.
En coulisses, l’outil propose une série de paramètres qui vont d’une qualité élevée et d’une netteté maximale à une compression agressive. Chaque paramètre réduit l’échelle de rendu, la qualité JPEG ou les deux, de sorte que chaque étape permet d’obtenir un fichier plus petit. Comme les tailles ne varient que dans un seul sens, l’outil peut effectuer une recherche binaire dans cette série de paramètres : il essaie un paramètre intermédiaire, vérifie si le résultat correspond à vos exigences, puis ajuste vers une qualité supérieure s’il y a de la marge, ou vers une taille plus petite s’il a dépassé la limite. Une fois terminé, vous obtenez la version de la plus haute qualité qui respecte toujours la limite que vous avez définie.
Deux éléments de sécurité sont importants ici. Si votre fichier PDF est déjà inférieur à la taille cible, l’outil renvoie votre fichier original sans le modifier, au lieu de le traiter à nouveau. De plus, il ne renvoie jamais un fichier plus volumineux que le fichier d’origine. Si chaque version du fichier est toujours plus volumineuse que la taille cible (ce qui peut arriver avec des documents très longs), l’outil vous renvoie la version la plus petite qu’il a produite et vous informe honnêtement qu’il n’a pas pu atteindre l’objectif, plutôt que de prétendre qu’il a réussi.
Le compromis à connaître
Ce type de compression n’est pas sans perte, et il est important de bien comprendre les modifications apportées. Pour réduire la taille du fichier, chaque page est convertie en image matricielle : elle est dessinée sur une toile, puis enregistrée au format JPEG, avant d’être réassemblée pour créer un nouveau fichier PDF composé de ces images.
Cela a une conséquence importante : le texte sélectionnable devient partie intégrante d’une image. Après la compression, il n’est plus possible de le surligner, de le copier ou d’effectuer une recherche dans ce texte, et un lecteur d’écran ne peut plus le lire. La page conserve la même apparence pour l’œil humain, mais il s’agit désormais d’une image de la page plutôt que d’un texte modifiable.
Il existe une autre implication, plus subtile. Cette approche est particulièrement efficace pour les fichiers PDF numérisés ou contenant beaucoup d’images, où chaque page est déjà une image. En revanche, pour un fichier PDF simple, composé uniquement de texte, elle peut s’avérer contre-productive : transformer un texte clair en fichier JPEG risque de ne pas réduire significativement la taille du fichier, et pour un document de petite taille, cela pourrait même l’agrandir, ce qui explique pourquoi l’outil conserve le fichier original lorsque la reconstruction entraînerait une augmentation de la taille.
Dans la plupart des cas d’envoi de courriels, la conversion en image matricielle est tout à fait acceptable. Vous envoyez un contrat à signer, un reçu, un formulaire numérisé ou un rapport que quelqu’un va simplement parcourir, et il n’est pas nécessaire que le destinataire puisse copier le texte. Cependant, si la possibilité de rechercher du texte dans le document est importante, conservez une copie non convertie en image matricielle pour vos archives et ne compressez que la version que vous envoyez par courriel.
Conseils pratiques pour créer un fichier plus petit et plus propre.
Voici quelques bonnes pratiques qui vous permettront de réduire la taille de vos fichiers PDF avant même d’avoir recours à un outil de compression :
- Numérisez à une résolution de 150 à 200 DPI, et non à 600 DPI. Pour un document destiné à être lu sur écran ou imprimé de manière occasionnelle, une résolution de 200 DPI est amplement suffisante et peut réduire la taille du fichier de plus de moitié par rapport à une résolution de 600 DPI.
- Effectuez la numérisation en niveaux de gris ou en noir et blanc lorsque le document ne contient aucune couleur. Une numérisation en niveaux de gris d’une page de texte occupe beaucoup moins d’espace qu’une numérisation en couleurs.
- Supprimez les pages dont vous n’avez pas besoin. Un fichier PDF de dix pages dont seulement trois sont pertinentes est beaucoup trop volumineux. Séparez ou extrayez d’abord les pages pertinentes.
- L’objectif est de viser une taille de 1 à 2 Mo, et non « inférieure à 25 Mo ». Cela permet un envoi plus rapide, garantit le respect des limites strictes imposées par les entreprises et, en général, la qualité est suffisamment bonne pour une lecture à l’écran, sans différence notable.
- Si vous n’avez besoin que d’une seule page, réfléchissez à la possibilité d’utiliser une image. Mais si vous devez conserver le format PDF, compressez plutôt l’ensemble du document.
Effectuez l’opération en mode privé, directement dans votre navigateur.
La fonction de compression PDF de FileTinker fonctionne entièrement dans votre navigateur. Votre fichier est lu et stocké localement dans la mémoire de votre ordinateur, puis il est traité et reconstitué sur votre propre machine, avant de vous être proposé en téléchargement. Rien n’est téléchargé sur un serveur, aucune inscription n’est requise, et le service est gratuit. Pour un document que vous envoyez par courriel précisément parce qu’il contient des informations sensibles (un contrat signé, une copie d’une pièce d’identité, un formulaire médical), c’est important : le fichier ne quitte jamais votre appareil.
Si vous connaissez la taille maximale souhaitée pour le fichier, utilisez les options « compress-pdf-to-1mb » ou « compress-pdf-to-2mb », et laissez l’outil rechercher la meilleure qualité possible dans cette limite. Si vous souhaitez simplement réduire la taille du fichier sans viser une taille précise, l’outil de compression général vous permet de définir la qualité vous-même. Dans les deux cas, vérifiez le résultat avant d’envoyer le fichier, car la qualité de la compression dépend fortement du contenu de votre document.