Cómo comprimir un archivo PDF para enviarlo por correo electrónico sin comprometer su calidad.

Un archivo PDF es un contenedor. Un documento de texto de cinco páginas escrito en Word y exportado a PDF podría ocupar 80 KB, ya que almacena el texto como caracteres, además de una pequeña descripción de la fuente. Las mismas cinco páginas, si se escanean en una fotocopiadora de oficina, pueden ocupar fácilmente 15 MB o más. El contenido que se puede leer no ha cambiado, pero sí la forma en que se almacena.

Dos factores determinan el tamaño del archivo. El primero son las imágenes, y sobre todo las páginas escaneadas. Un escáner captura cada página como una fotografía a todo color o en escala de grises con una resolución de 300 puntos por pulgada o superior. Esto equivale aproximadamente a ocho millones de píxeles por página de tamaño carta estadounidense. Diez páginas escaneadas equivalen a adjuntar diez fotografías de alta resolución. Las fotografías tomadas con un teléfono y añadidas a un archivo PDF producen el mismo efecto.

La segunda opción es la inclusión de fuentes. Para garantizar que un documento tenga exactamente la misma apariencia en todos los dispositivos, los archivos PDF suelen incluir los archivos completos de las fuentes que utilizan. La inclusión de unas pocas fuentes puede aumentar el tamaño del archivo en cientos de kilobytes. Aunque esto es menos importante que el tamaño de las imágenes, explica por qué incluso un archivo PDF que solo contiene texto rara vez es tan pequeño como se podría esperar.

La mayoría de los proveedores de correo electrónico limitan el tamaño de los archivos adjuntos a un rango de entre 20 y 25 MB. Gmail permite adjuntar archivos de hasta 25 MB; Outlook.com tiene un límite similar, de alrededor de 20 MB. Sin embargo, esta cifra puede ser engañosa, y considerarla como el límite ideal sería un error.

El tamaño máximo se calcula después de la codificación. Los archivos adjuntos de los correos electrónicos se codifican en Base64, lo que aumenta su tamaño en aproximadamente un 33 %. Por lo tanto, un archivo de 20 MB en el disco duro se convierte en aproximadamente 27 MB durante la transmisión y puede ser rechazado, incluso si parece que está dentro del límite establecido.

El problema principal es el destinatario. Los servidores de correo electrónico corporativos suelen imponer sus propios límites, que suelen ser de 10 MB o incluso 5 MB, y estos límites se aplican a todo el mensaje, no solo a un archivo adjunto. Un archivo que sale de tu bandeja de salida sin problemas puede ser rechazado al llegar a su destino. Por eso, el objetivo práctico no es de 25 MB. Apunta a 1 o 2 MB y tu archivo PDF se enviará sin problemas a casi cualquier bandeja de entrada, se descargará rápidamente en un teléfono y dejará espacio para un segundo archivo adjunto o una larga cadena de respuestas.

No existe una única opción que se pueda ajustar para cambiar el tamaño de un archivo PDF. Las herramientas «comprimir-pdf-a-1mb» y «comprimir-pdf-a-2mb» de FileTinker resuelven este problema convirtiendo cada página en una imagen y, a continuación, buscando la configuración de la imagen que permita alcanzar el tamaño deseado.

En su funcionamiento interno, la herramienta cuenta con una serie de ajustes que van desde una calidad alta y nítida hasta una compresión extrema. Cada nivel reduce la escala de renderizado, la calidad JPEG o ambos, de modo que cada paso hacia abajo produce un archivo más pequeño. Dado que los tamaños solo cambian en una dirección, la herramienta puede realizar una búsqueda binaria en esta serie de ajustes: prueba un ajuste intermedio, comprueba si el resultado se ajusta a sus necesidades y, a continuación, se mueve hacia una calidad superior si hay margen o hacia un tamaño menor si se ha excedido el límite. Al finalizar, obtendrá la versión de mayor calidad que aún se ajusta al límite que especificó.

Aquí son importantes dos aspectos de seguridad. Si su archivo PDF ya está por debajo del tamaño deseado, la herramienta le devuelve el archivo original sin modificarlo, en lugar de volver a procesarlo. Además, nunca devuelve un archivo de mayor tamaño que el original. Si cada versión sucesiva del archivo sigue siendo más grande que el tamaño deseado (lo que puede ocurrir con documentos muy extensos), la herramienta le proporciona la versión más pequeña que ha generado y le informa con sinceridad que no ha podido alcanzar el objetivo, en lugar de simular que lo ha logrado.

Este tipo de compresión no es una compresión sin pérdida, y es importante que quede claro qué cambios se realizan. Para reducir el tamaño del archivo, cada página se convierte en una imagen rasterizada: se dibuja sobre un lienzo y se guarda como una imagen JPEG, y luego se reconstruye en un nuevo archivo PDF compuesto por esas imágenes.

Esto tiene una consecuencia importante: el texto seleccionable se convierte en parte de una imagen. Después de la compresión, ya no se puede resaltar, copiar ni buscar el texto, y un lector de pantalla tampoco podrá leerlo. La página tiene el mismo aspecto para el ojo humano, pero ahora es una imagen de la página y no un texto editable.

Existe una segunda implicación, menos evidente. Este método resulta especialmente útil con archivos PDF escaneados o con muchas imágenes, ya que en estos casos cada página ya es una imagen. Sin embargo, en un archivo PDF sencillo que contenga solo texto, puede resultar contraproducente: convertir el texto nítido en un archivo JPEG apenas reducirá el tamaño del archivo y, en el caso de un documento muy pequeño, incluso podría aumentar su tamaño, razón por la cual la herramienta conserva el archivo original cuando la reconstrucción resultaría en un archivo más grande.

En la mayoría de los casos, el formato rasterizado es adecuado para el envío de correos electrónicos. Estás enviando un contrato para que lo firmen, un recibo, un formulario escaneado o un informe que alguien consultará rápidamente, y en ninguno de estos casos es necesario que el destinatario copie el texto. Sin embargo, si es importante que se pueda buscar texto dentro del documento, guarda una copia sin formato rasterizado para tus archivos y comprime solo la versión que envíes por correo electrónico.

Hay algunos hábitos que pueden ayudar a reducir el tamaño de tus archivos PDF incluso antes de que tengas que recurrir a un programa de compresión:

La función de compresión de archivos PDF de FileTinker se ejecuta íntegramente en su navegador. El archivo se lee y se almacena temporalmente en su dispositivo, se convierte en una imagen rasterizada y se reconstruye en su propia máquina, y luego se ofrece para su descarga. No se sube nada a un servidor, no es necesario registrarse y es gratuito. Esto es especialmente importante para los documentos que envía por correo electrónico precisamente porque contienen información confidencial (un contrato firmado, una copia de un documento de identidad, un formulario médico): el archivo nunca abandona su dispositivo.

Si sabes exactamente el límite superior que necesitas, usa las opciones «comprimir-pdf-a-1mb» o «comprimir-pdf-a-2mb» y deja que la herramienta busque la mejor calidad que se ajuste a ese límite. Si solo quieres reducir el tamaño sin un objetivo fijo, la herramienta general de compresión de PDF te permite establecer la calidad tú mismo. En cualquier caso, revisa el resultado antes de enviarlo, ya que la calidad de la compresión depende en gran medida del contenido del documento.