Wird mein Dokument währenddessen irgendwo hochgeladen?

Nein. Die Bildbearbeitung, die Zusammenstellung von PDF-Dokumenten, die Texterkennung (OCR) und die Komprimierung werden alle lokal in Ihrem Browser ausgeführt, und Ihre Dateien verlassen niemals Ihr Gerät. Der einzige Download, der erforderlich ist, ist das OCR-Sprachmodell, wenn Sie eine Sprache zum ersten Mal verwenden, und dabei handelt es sich um allgemeine Daten, die an Sie gesendet werden, nicht um Ihre Bilddaten, die an einen anderen Ort übertragen werden.

Wird das Ergebnis genauso gut aussehen wie bei einem echten Scanner?

Zum Versenden von Formularen, Belegen, Verträgen und Ausweisen ist es durchaus geeignet und ausreichend. Ein Flachbettscanner liefert zwar immer noch bessere Ergebnisse bei perfekter, gleichmäßiger Ausleuchtung und Geometrie, aber ein mit einem Smartphone in gutem Licht aufgenommenes, zentriertes Foto, das auf die Seitenränder zugeschnitten wird, ist scharf und gut lesbar, und moderne Smartphone-Kameras erfassen mehr Details, als die meisten Scans benötigen.

Kann ich die Reihenfolge der Seiten ändern oder weitere Seiten hinzufügen, nachdem ich die Fotos gemacht habe?

Ja. In dem Tool, mit dem Sie Bilder in eine PDF-Datei umwandeln können, fügen Sie alle Ihre Fotos hinzu und ordnen die Vorschaubilder in die gewünschte Reihenfolge, bevor die PDF-Datei erstellt wird. Es spielt also keine Rolle, in welcher Reihenfolge Sie die Fotos aufgenommen haben. Wenn Sie eine Seite vergessen haben, fotografieren Sie diese und fügen sie vor der Erstellung der PDF-Datei zur Liste hinzu.

Macht OCR meine PDF-Datei durchsuchbar?

Nicht direkt. Das Tool zur Texterkennung extrahiert den Text und stellt ihn als Textdatei bereit, die Sie kopieren und zusammen mit der PDF-Datei speichern können. Es fügt jedoch keine unsichtbare Textebene in die PDF-Seiten selbst ein. Für die meisten alltäglichen Anwendungen ist es ausreichend, den Text in einer separaten Datei oder in einer E-Mail zu speichern.

Warum ist meine gescannte PDF-Datei so groß, und was kann ich dagegen tun?

Da Ihre Fotos, wo immer möglich, ohne erneute Kodierung in die PDF-Datei eingebettet werden, entspricht die Größe der PDF-Datei in etwa der Summe der Größen der einzelnen Fotos, und Fotos, die mit einem Smartphone aufgenommen wurden, sind oft recht groß. Das ist zwar gut für die Qualität, aber wenn ein Portal eine Größenbeschränkung hat, sollten Sie die fertige Datei mit einem PDF-Komprimierungsprogramm bearbeiten und dabei eine Zielgröße festlegen – das Programm reduziert die Dateigröße dann nur so weit, wie es die Zielgröße erfordert.

Verwandeln Sie Ihre Handyfotos in eine übersichtliche PDF-Datei – ohne Scanner und ohne zusätzliche App.

5. Juli 20267 Min. Lesezeit

Jemand bittet Sie, ein unterzeichnetes Formular, eine Quittung oder eine Seite Ihres Ausweises als PDF-Datei zu senden, und Sie haben keinen Scanner. Die naheliegendste Lösung wäre, eine Scanner-App zu installieren, und genau da beginnt das Problem: Die bekanntesten Apps begrüßen Sie in der Regel mit einem Anmeldebildschirm, einer kostenlosen Testversion und einem unauffälligen Hinweis, dass Ihre Seiten in der Cloud verarbeitet werden. Bei einem Dokument, das Sie gerade deshalb scannen, weil es persönlich ist, ist das ein seltsamer Kompromiss. Hier ist, was Scanner-Apps nicht offen kommunizieren: Ein Scan ist lediglich ein gut aufgenommenes Foto, das in eine PDF-Datei eingebettet ist. Ihr Smartphone macht bereits das Foto. Ein Browser-Tool kann die Einbettung auf Ihrem eigenen Gerät und ohne Konto vornehmen. Diese Anleitung führt Sie durch den gesamten Prozess: Wie Sie ein Dokument so fotografieren, dass es wie ein Scan und nicht wie ein Schnappschuss aussieht, wie Sie den Bildausschnitt optimieren, wie Sie mehrere Seiten in Ihrem Browser zu einer einzigen PDF-Datei zusammenfügen und wie Sie den Text anschließend extrahieren, falls Sie ihn benötigen.

Warum Sie keine Scanner-App benötigen.

Wenn man genau erklärt, was eine Scanner-App tatsächlich macht, verliert sich schnell das geheimnisvolle Image. Sie macht ein Foto mit derselben Kamera, die auch Ihre Foto-App verwendet. Sie schneidet das Bild zu und richtet die Seite aus. Sie fasst ein oder mehrere Bilder zu einer PDF-Datei zusammen. Einige Apps fügen zusätzlich eine optische Zeichenerkennung hinzu, sodass der Text kopierbar wird. Jeder dieser Schritte kann lokal ausgeführt werden, und keiner davon erfordert ein Benutzerkonto.

Zusätzlich zu den Funktionen bietet die App oft eine gewisse „Reibung“: Eine Registrierungshürde vor dem ersten Scan, Wasserzeichen auf den Ergebnissen, bis Sie ein Abonnement abschließen, und Nutzungsbedingungen, die es der App ermöglichen, Ihre Seiten zur Verarbeitung oder Verbesserung an einen Server zu senden. Selbst wenn das Unternehmen einen guten Ruf hat, hat das von Ihnen fotografierte Dokument – möglicherweise ein Reisepass, ein Vertrag oder ein ärztliches Formular – Ihr Telefon verlassen.

Die Browser-Methode behält die gleichen Schritte bei, verzichtet aber auf das Herunterladen von Dateien. Sie fotografieren die Seiten mit Ihrer normalen Kamera-App und verwenden dann die Tools des Browsers, um die Bilder zuzuschneiden, zusammenzufügen und optional den Text zu extrahieren. Die Tools von FileTinker werden vollständig in Ihrem Browser ausgeführt: Die Dateien werden auf Ihrem eigenen Gerät verarbeitet und niemals hochgeladen. Es ist keine Registrierung erforderlich, und es muss nichts installiert oder später deinstalliert werden.

Machen Sie Fotos, die tatsächlich wie Scans aussehen.

Die Qualität der endgültigen PDF-Datei wird in dem Moment festgelegt, in dem Sie den Auslöser betätigen. Daher lohnt es sich, dreißig Sekunden für die Vorbereitung aufzuwenden. Ein Flachbettscanner erzeugt flache, gleichmäßig beleuchtete und perfekt senkrechte Bilder. Ihr Ziel ist es, diese drei Eigenschaften mit einem Handyscanner nachzuahmen.

Einige Gewohnheiten helfen Ihnen dabei, einen großen Teil des Weges zu erreichen:

Verwenden Sie gleichmäßiges Licht und achten Sie auf Schatten. Tageslicht, das durch ein Fenster fällt, eignet sich gut. Der häufigste Fehler ist, dass Ihr eigener Schatten oder der Schatten Ihres Telefons auf die Seite fällt, wenn Sie sich darüber beugen. Verändern Sie Ihre Position, bis die Seite gleichmäßig von Rand zu Rand beleuchtet ist.
Fotografieren Sie senkrecht, nicht schräg. Halten Sie das Smartphone flach und direkt über das Dokument, parallel zur Seite. Ein schräger Aufzug verwandelt das Rechteck in ein Trapez und verkleinert den Text auf der fernen Seite, was sowohl die Lesbarkeit als auch die OCR beeinträchtigt.
Füllen Sie den Bildausschnitt mit der Seite aus. Je größer der Teil des Fotos, den das Dokument einnimmt, desto mehr Pixel erhält jeder Buchstabe. Gehen Sie nah heran, aber achten Sie darauf, dass alle vier Ränder im Bild zu sehen sind.
Legen Sie die Seite auf eine dunkle, kontrastreiche Oberfläche. Eine weiße Seite auf einem weißen Schreibtisch verschmilzt an den Rändern; auf einem dunklen Tisch ist die Begrenzung deutlich erkennbar, was das Zuschneiden erleichtert und ein saubereres Ergebnis ermöglicht.
Legen Sie das Papier flach hin. Glätten Sie Falten und drücken Sie eventuell hochstehende Ecken mit etwas außerhalb des Bildrahmens fest. Knicke werfen Schatten und verzerren die Textzeilen.

Beschneiden Sie das Bild, um den Bildausschnitt zu optimieren.

Egal, wie sorgfältig Sie den Ausschnitt wählen, das Foto wird immer einen Teil des Randes um die Seite herum enthalten. Das Zuschneiden dieses Randes verwandelt das Ergebnis von einem Foto eines Dokuments in einen Scan eines Dokuments.

Mit dem Zuschneidewerkzeug von FileTinker können Sie ein verschiebbares Rechteck über das Foto legen: Ziehen Sie die Ränder so lange nach innen, bis das Rechteck den gewünschten Bildausschnitt umschließt, und exportieren Sie das Bild. Der Zuschnitt wird in der ursprünglichen Auflösung des Bildes vorgenommen, sodass Sie nichts verlieren, außer den Bildbereich, den Sie nicht behalten möchten.

Eine wichtige Einschränkung: Das Zuschneiden eines Bildes erzeugt ein gerades Rechteck, keine perspektivische Korrektur. Wenn Sie die Seite in einem Winkel fotografiert haben, kann das Zuschneiden das Trapez nicht wieder in ein Rechteck umwandeln. Deshalb ist es im vorherigen Schritt so wichtig, dass Sie die Seite geradeaus fotografieren: Achten Sie darauf, dass der Winkel in der Kamera stimmt, und ein einfaches Zuschneiden ist alles, was zur Bildbearbeitung erforderlich ist.

Fügen Sie die Fotos zu einer einzigen PDF-Datei zusammen.

Sobald Sie die Fotos für Ihre Seite vorbereitet haben, öffnen Sie das Tool „Bilder zu PDF“ von FileTinker und fügen Sie alle Fotos hinzu. Jedes Bild wird zu einer eigenen Seite im PDF-Dokument, wobei die Größe so angepasst wird, dass es in das A4-Format passt. So entsteht aus einer Sammlung von Smartphone-Fotos ein normales, mehrseitiges Dokument, anstatt einer Ansammlung von Bildern unterschiedlicher Größe.

Hier gibt es ein Detail, das es wert ist, erwähnt zu werden, da es ungewöhnlich ist: Wo immer möglich, werden Ihre JPEG-Dateien ohne erneute Kodierung in die PDF-Datei eingebettet. Das bedeutet, dass die Bilddaten innerhalb der PDF-Datei exakt die Bilddaten sind, die Ihre Kamera erzeugt hat, ohne Qualitätsverlust. Die Ausnahme bilden Fotos, die Rotationsmetadaten enthalten (wenn ein Telefon seitlich gehalten wird, wird die Drehung als Tag gespeichert, anstatt die Pixel zu drehen): Diese Fotos werden einmalig in hoher Qualität konvertiert, sodass jede Seite korrekt ausgerichtet angezeigt wird. In jedem Fall ist die Größe der PDF-Datei ungefähr so groß wie die der darin enthaltenen Fotos, und das ist der Punkt, an dem der letzte Abschnitt dieses Leitfadens relevant wird.

Die Reihenfolge ist bei einem Dokument wichtig, und Sie legen sie fest, bevor irgendetwas erstellt wird: Ziehen Sie die Miniaturansichten, um die Seiten neu anzuordnen, bis Seite eins an erster Stelle steht und die übrigen Seiten folgen. In diesem Schritt stellen Sie fest, dass Seite drei fotografiert wurde, bevor Seite zwei fotografiert wurde.

Wie bei allen anderen Tools in diesem Prozessablauf findet auch dies alles in Ihrem Browser statt. Die Fotos werden nicht hochgeladen; die PDF-Datei wird auf Ihrem Gerät zusammengestellt und anschließend als Datei zum Herunterladen bereitgestellt.

Optional: Verwenden Sie OCR, um den Text zu extrahieren.

Manchmal ist das Erstellen einer PDF-Datei nur die halbe Miete, und man benötigt auch den eigentlichen Text: um einen Absatz aus einem Vertrag zu zitieren, eine Referenznummer zu erhalten, ohne sie erneut abtippen zu müssen, oder um eine Adresse in ein Formular einzufügen. Das Bild-zu-Text-Tool von FileTinker verwendet die Tesseract-OCR-Engine lokal in Ihrem Browser und extrahiert den Text aus Ihrem Foto oder Scan.

Wenn Sie eine bestimmte Sprache zum ersten Mal verwenden, lädt das Tool das entsprechende Erkennungsmodell herunter. Für europäische Sprachen sind das einige Megabyte, für Sprachen wie Chinesisch mehrere zehn Megabyte. Das Modell wird dann für die nächste Verwendung zwischengespeichert. Ihr Bild selbst wird auf Ihrem Gerät verarbeitet und niemals hochgeladen; es wird lediglich das allgemeine Sprachmodell abgerufen.

Alles, was Sie in diesem Leitfaden bisher getan haben, zahlt sich hier aus. Flache, gut beleuchtete, geradeaus aufgenommene Fotos lassen sich deutlich besser auslesen als verzerrte oder unscharfe. Daher werden Seiten, die mit der oben genannten Checkliste fotografiert wurden, in der Regel sauber per OCR verarbeitet. Auch die Erwartungen spielen eine Rolle: Gedruckter Text funktioniert gut, Handschrift schlecht. Und beachten Sie, dass der Text als separater Text ausgegeben wird und nicht in Ihre PDF-Datei eingebettet wird; der hier beschriebene Workflow fügt keine unsichtbare Textebene in die PDF-Seiten ein. Wir behandeln das Thema OCR in unserem separaten Leitfaden zur Textextraktion aus Bildern ausführlicher, einschließlich der Auswahl von Sprachen und Tipps zur Genauigkeit.

Wenn ein Upload-Portal die Datei ablehnt, verkleinern Sie sie.

Da Ihre Fotos ohne Qualitätsverlust eingebettet werden, kann ein Scan, der mit einer modernen Smartphone-Kamera erstellt wurde, eine recht große Datei sein. Viele Upload-Portale, von Bewerbungen für Stellen bis hin zu amtlichen Formularen, legen eine maximale Dateigröße fest. Wenn Ihre fertige PDF-Datei beim Hochladen abgelehnt wird, können Sie sie mit dem Komprimierungstool „compress-pdf“ von FileTinker bearbeiten.

Das Programm funktioniert, indem es die Seiten in ein Rasterbild umwandelt und neu kodiert. Es kann auf eine bestimmte Zielgröße ausgerichtet werden, sodass Sie eine Version anfordern können, die die Größenbeschränkung des Portals einhält, und das Tool findet dann die beste Qualität, die diese Größe erreicht. Bei einem gescannten Dokument ist dieser Kompromiss leicht akzeptabel: Die Seiten waren ursprünglich Fotos, sodass die Neukodierung lediglich zu einem geringfügigen Verlust an Schärfe führt, anstatt dass der Text selbst verändert wird.

Damit ist das Paket vollständig: eine Kamera-App, eine Funktion zum Zuschneiden, eine Funktion zum Zusammenfügen sowie OCR- und Komprimierungsfunktionen, die bei Bedarf zur Verfügung stehen. Jeder Schritt wird in Ihrem Browser auf Ihrem eigenen Gerät ausgeführt, was bei Identitätsdokumenten und unterzeichneten Dokumenten nicht nur eine nette Zusatzfunktion ist, sondern der eigentliche Zweck. Wenn Sie das nächste Mal gebeten werden, etwas zu scannen und zu versenden, können Sie den App-Store komplett überspringen.