Wie man eine PDF-Datei für den Versand per E-Mail komprimiert, ohne die Qualität zu beeinträchtigen.
Vom FileTinker-Team6 Min. Lesezeit
Sie haben auf Senden geklickt, und die Nachricht wird zurückgewiesen: Anhang zu groß. Das passiert am häufigsten bei PDFs, besonders bei gescannten, und die Lösung ist selten offensichtlich. Die gute Nachricht ist, dass ein aufgeblähtes PDF fast immer drastisch verkleinert werden kann, da das, was es groß macht, meist Bilddaten in einer viel höheren Auflösung sind, als eine E-Mail-Anhang benötigt. Dieser Leitfaden erklärt, warum PDFs so schwer werden, was die tatsächlichen E-Mail-Größenlimits sind und wie die Zielgrößen-Komprimierung funktioniert, damit Sie eine Datei zuverlässig auf 1–2 MB reduzieren können. Er behandelt auch den einen Kompromiss, den Sie vor der Komprimierung verstehen müssen, damit Sie nicht von dem Ergebnis überrascht werden.
Warum PDF-Dateien überhaupt so groß werden.
Eine PDF-Datei ist ein Container. Ein fünfseitiges Textdokument, das in Word erstellt und als PDF exportiert wurde, kann beispielsweise 80 KB groß sein, da es den Text als Zeichen sowie eine kleine Schriftartbeschreibung speichert. Dieselben fünf Seiten, die mit einem Bürodrucker gescannt wurden, können jedoch problemlos 15 MB oder mehr groß sein. Der lesbare Inhalt hat sich nicht verändert, aber die Art und Weise, wie er gespeichert wird, hat sich grundlegend geändert.
Zwei Faktoren bestimmen die Dateigröße. Der erste sind Bilder, insbesondere gescannte Seiten. Ein Scanner erfasst jede Seite als Vollfarb- oder Graustufenbild mit einer Auflösung von 300 dpi oder höher. Das entspricht etwa acht Millionen Pixeln pro US-Letter-Seite. Zehn gescannte Seiten entsprechen dem Anhängen von zehn hochauflösenden Fotos. Fotos, die mit einem Smartphone aufgenommen und in ein PDF eingefügt werden, haben den gleichen Effekt.
Das zweite sind eingebettete Schriftarten. Um sicherzustellen, dass ein Dokument überall gleich aussieht, betten PDFs oft die vollständigen Schriftdateien ein, die sie verwenden. Einige eingebettete Schriftarten können mehrere hundert Kilobyte hinzufügen. Das ist zwar weniger wichtig als bei Bildern, aber es erklärt, warum selbst ein reines Text-PDF selten so klein ist, wie man erwarten würde.
Wie hoch sind die tatsächlichen Größenbeschränkungen für E-Mails?
Die meisten E-Mail-Anbieter beschränken die Größe von Anhängen auf etwa 20 bis 25 MB. Gmail erlaubt Anhänge von bis zu 25 MB, Outlook.com liegt in einem ähnlichen Bereich, etwa 20 MB. Diese Angabe ist jedoch irreführend, und es wäre ein Fehler, sie als Zielgröße zu betrachten.
Die Dateigröße wird nach der Kodierung ermittelt. E-Mail-Anhänge werden mit Base64 kodiert, wodurch sie um etwa 33 % größer werden. Eine Datei von 20 MB auf der Festplatte wird also während der Übertragung auf etwa 27 MB anwachsen und kann abgelehnt werden, obwohl sie scheinbar innerhalb der zulässigen Größe liegt.
Das größere Problem ist der Empfänger. Unternehmens-E-Mail-Server setzen häufig eigene Größenbeschränkungen von 10 MB oder sogar 5 MB durch, und diese Beschränkungen gelten für die gesamte Nachricht, nicht nur für einen einzelnen Anhang. Eine Datei, die problemlos von Ihrem Postausgang gesendet wird, kann beim Empfänger abgewiesen werden. Aus diesem Grund ist das praktische Ziel nicht 25 MB. Versuchen Sie, die Dateigröße auf 1–2 MB zu beschränken, dann wird Ihre PDF-Datei problemlos in fast jedem Posteingang empfangen, schnell auf einem Smartphone heruntergeladen und es bleibt genügend Platz für einen zweiten Anhang oder einen langen Antwortverlauf.
Wie die zielorientierte Komprimierung tatsächlich funktioniert.
Es gibt keine einzelne Einstellung, mit der Sie die Größe einer PDF-Datei festlegen können. Die FileTinker-Tools „PDF-zu-1MB-konvertieren“ und „PDF-zu-2MB-konvertieren“ lösen dieses Problem, indem sie jede Seite in ein Bild umwandeln und dann nach den Bildeinstellungen suchen, die Ihre Obergrenze erreichen.
Im Hintergrund verfügt das Tool über eine Reihe von Einstellungen, die von scharf und hoher Qualität bis hin zu stark komprimiert reichen. Jeder Schritt reduziert die Renderauflösung, die JPEG-Qualität oder beides, sodass jeder Schritt zu einer kleineren Datei führt. Da sich die Größen nur in eine Richtung ändern, kann das Tool eine binäre Suche in der Einstellungsreihe durchführen: Es probiert eine mittlere Einstellung aus, prüft, ob das Ergebnis Ihren Anforderungen entspricht, und bewegt sich dann entweder zu einer höheren Qualität, wenn noch Spielraum vorhanden ist, oder zu einer stärkeren Komprimierung, wenn die Anforderungen überschritten wurden. Am Ende erhalten Sie die Version mit der höchsten Qualität, die dennoch innerhalb der von Ihnen vorgegebenen Grenze liegt.
Hier sind zwei wichtige Aspekte zu beachten. Wenn Ihre PDF-Datei bereits die Zielgröße unterschreitet, gibt das Tool Ihre ursprüngliche Datei unverändert zurück, anstatt sie erneut zu verarbeiten. Und es gibt niemals eine Datei zurück, die größer ist als die ursprüngliche Datei. Wenn jede Stufe der Reduzierung dazu führt, dass die Datei immer noch größer als die Zielgröße ist (was bei sehr langen Dokumenten vorkommen kann), liefert das Tool die kleinste Version, die es erstellt hat, und teilt Ihnen ehrlich mit, dass es das Ziel nicht erreichen konnte, anstatt vorzutäuschen, es habe Erfolg gehabt.
Die Kompromisse, die Sie kennen sollten.
Diese Art der Komprimierung ist verlustbehaftet, und es ist wichtig, sich darüber im Klaren zu sein, welche Änderungen vorgenommen werden. Um die Dateigröße zu reduzieren, wird jede Seite in ein Rasterbild umgewandelt: Sie wird auf einer Leinwand gezeichnet und als JPEG-Bild gespeichert, bevor sie zu einer neuen PDF-Datei zusammengesetzt wird, die aus diesen Bildern besteht.
Das hat eine konkrete Folge: Auswählbarer Text wird Teil eines Bildes. Nach der Komprimierung kann der Text nicht mehr markiert, kopiert oder durchsucht werden, und ein Bildschirmleseprogramm kann ihn nicht mehr vorlesen. Für das menschliche Auge sieht die Seite gleich aus, aber es handelt sich jetzt um ein Bild der Seite und nicht mehr um echten, bearbeitbaren Text.
Es gibt eine zweite, weniger offensichtliche Auswirkung. Dieser Ansatz ist besonders vorteilhaft bei gescannten PDF-Dateien und solchen mit vielen Bildern, bei denen die Seite ohnehin schon ein Bild ist. Bei einer einfachen, rein textbasierten PDF-Datei kann er jedoch kontraproduktiv sein: Das Konvertieren von scharfem Text in ein JPEG-Format reduziert die Dateigröße möglicherweise kaum, und bei einem sehr kleinen Dokument könnte die resultierende Datei sogar größer sein. Genau deshalb speichert das Tool das Original, wenn die neu erstellte Datei größer wäre.
In den meisten Fällen ist die Rasterisierung für E-Mail-Anhänge ausreichend. Sie senden einen Vertrag zur Unterzeichnung, eine Quittung, ein eingescanntes Formular oder einen Bericht, den jemand nur kurz überfliegen wird, und in all diesen Fällen muss der Empfänger den Text nicht kopieren können. Wenn es jedoch wichtig ist, dass das Dokument durchsuchbar ist, bewahren Sie eine nicht rasterisierte Kopie für Ihre Unterlagen auf und komprimieren Sie nur die Version, die Sie per E-Mail versenden.
Praktische Tipps für eine kleinere, übersichtlichere Datei.
Ein paar Gewohnheiten halten Ihre PDFs leicht, bevor Sie überhaupt zu einem Kompressor greifen:
- Scannen Sie mit einer Auflösung von 150–200 DPI, nicht mit 600 DPI. Für ein Dokument, das am Bildschirm gelesen oder in einfacher Form ausgedruckt werden soll, sind 200 DPI ausreichend und können die Dateigröße im Vergleich zu 600 DPI um mehr als die Hälfte reduzieren.
- Wenn das Bildmaterial keine Farben enthält, scannen Sie es in Graustufen oder Schwarzweiß. Ein Graustufenscan einer Textseite ist deutlich kleiner als ein Farbscann.
- Entfernen Sie Seiten, die Sie nicht versenden müssen. Eine zehnseitige PDF-Datei, von denen nur drei Seiten relevant sind, ist unnötig groß. Trennen oder extrahieren Sie zuerst die relevanten Seiten.
- Zielgröße: 1–2 MB, nicht „unter 25 MB“. Das Versenden geht schneller, es ist sicher, auch wenn es strengen Unternehmensrichtlinien unterliegt, und die Qualität ist in der Regel so gut, dass es sich kaum von größeren Dateien beim Lesen auf dem Bildschirm unterscheidet.
- Wenn Sie nur eine Seite benötigen, sollten Sie überlegen, ob ein Bild ausreichen würde. Wenn Sie jedoch das PDF-Format beibehalten müssen, komprimieren Sie stattdessen das gesamte Dokument.
Führen Sie es privat in Ihrem Browser durch.
Die PDF-Komprimierungsfunktion von FileTinker läuft vollständig in Ihrem Browser. Ihre Datei wird lokal in den Speicher geladen, gerastert und auf Ihrem eigenen Computer neu erstellt und anschließend zum Herunterladen angeboten. Es wird nichts auf einen Server hochgeladen, es ist keine Registrierung erforderlich, und die Nutzung ist kostenlos. Das ist besonders wichtig für Dokumente, die Sie per E-Mail versenden, weil sie vertrauliche Informationen enthalten (z. B. ein unterzeichneter Vertrag, ein gescannter Ausweis oder ein medizinisches Formular): Die Datei verlässt Ihr Gerät nie.
Wenn Sie die genaue Dateigröße kennen, die Sie benötigen, verwenden Sie die Optionen „compress-pdf-to-1mb“ oder „compress-pdf-to-2mb“, damit das Tool nach der besten Qualität sucht, die zu Ihren Anforderungen passt. Wenn Sie die Datei einfach nur verkleinern möchten, ohne eine bestimmte Zielgröße anzugeben, können Sie mit dem allgemeinen Tool „compress-pdf“ die Qualität selbst einstellen. In jedem Fall sollten Sie das Ergebnis vor dem Versenden überprüfen, da die Qualität der Komprimierung stark davon abhängt, was sich in Ihrem Dokument befindet.